Mai mối cũng cần chuyên nghiệp

(Cafenews)-Tuần lễ “Hàng Việt và du lịch Việt ở Thái” do Central Group kết hợp với Bộ Công Thương Việt Nam tổ chức đã kết thúc. Nhiều người sẽ hỏi về số liệu và kết quả.
Riêng tôi, ghi nhận một điều khác, có ích cho hoạt động xúc tiến thị trường thế giới của doanh nghiệp Việt Nam: tính chuyên nghiệp trong tổ chức kết nối.
Lâu nay vẫn có một cách làm quen thuộc với mấy bước khá đơn giản: tất cả những ai muốn cung ứng sản phẩm cho các nhà phân phối thì hãy ghi tên. Có khi cũng có trưng bày sản phẩm để giới thiệu với các nhà phân phối.Các nhà phân phối được mời đến tham dự cuộc kết nối cung cầu được cung cấp cho danh sách doanh nghiệp (DN) muốn bán hàng. Ban tổ chức chuẩn bị sẵn dự thảo hợp đồng để DN sản xuất ký với nhà phân phối. Ký xong, ai về nhà nấy vì hàng trăm DN, hàng chục nhà phân phối không dễ gặp nhau giữa bộn bề công việc của mỗi người…
Có một cách làm khác
Năm ngoái, khi tổ chức cuộc kết nối tại hội chợ ASEAN – India (Thái), hội DN.HVNCLC kết hợp với một tổ chức của phòng Thương mại công nghiệp Thái. Năm nay cũng vậy. Ông Paul Lê, phó chủ tịch hỗ trợ khối cửa hàng, phụ trách chương trình này, chắc sẽ cho là mọi việc bình thường với cách làm xưa nay.
Nhưng tôi chú ý cách kết nối của họ. Có 51 DN đến kết nối với 20 nhà mua hàng. Tất cả các DN mua hàng đều thuộc Central Group, gồm chín loại hình kinh doanh có thể mua hàng Việt, liên quan đến tám ngành. Về khoản này, ban tổ chức mời “người nhà” cũng dễ hơn những cuộc kết nối khác. Không gian kết nối là một dãy phòng có vách ngăn rỗng, tức có vách ngăn, nhưng là các tấm vách có hoa văn kim loại, nhìn xuyên thấu.
Nhìn diễn biến cuộc kết nối và trao đổi với các DN, tôi hình dung ban tổ chức đã thực hiện một chuỗi các công việc sau:
(1) lên danh sách DN muốn tham gia và sản phẩm mà họ muốn bán (bao gồm cả những DN không triển lãm hàng, chỉ tham gia kết nối, bay thẳng từ bên nhà sang); (2) lập nhóm cộng đồng trên Zalo với admin của ban tổ chức, theo dõi thường xuyên, nhằm kết nối chung và trả lời thắc mắc (chừng một tháng trước khi bắt đầu tuần lễ này); (3) tổ chức cho những DN mua hàng trực thuộc Central Group từ Thái qua gặp các DN Việt Nam trước để trao đổi trước cho biết; (4) xếp lịch tổng các cuộc gặp để kết nối trong thực tế giữa người mua – kẻ bán; (5) vào ngày diễn ra cuộc kết nối, đưa DN đến xem trước không gian gặp gỡ và hướng dẫn; (6) diễn ra cuộc kết nối, cứ mỗi cặp 15 phút, ai dùng phiên dịch coi như còn có 7 phút; (7) người tổ chức đi rảo từng cặp để hỗ trợ khi cần và (8) theo dõi sau khi các bên gặp tại buổi kết nối để tiếp tục quá trình, bên bán cung cấp hàng mẫu còn bên mua đến tận nơi xem nhà xưởng…
Có một phòng bị bỏ trống vì người mua hàng có hẹn mà không thấy đến.Lại cũng có một cặp, người bán nhanh chóng kết thúc cuộc gặp “vì sản phẩm của bạn thực sự không thích hợp với nhu cầu của tôi”. Tuy nhiên ông ta nói thêm: “Tôi sẽ gọi điện thoại ngay cho người mua hàng của DN mà tôi biết đang rất cần hàng của bạn. Bạn hãy kiên nhẫn chờ, họ sẽ đến khoảng cuối giờ”.
“Mai mối” chuyên nghiệp
Vì sao phải nhiêu khê tới tám bước, thay vì chỉ ký kết hợp đồng?Tất nhiên đây là bán hàng cho nhà phân phối nước ngoài, mới phải có thêm những bước tìm hiểu nhau cặn kẽ hơn. Còn nguyên tắc của kết nối, chính là giúp hai bên hiểu rõ nhu cầu của nhau mới mua bán với nhau được. Cách làm đơn giản, dắt tay hai bên gặp nhau, dù có nhắm trước để đưa đối tượng phù hợp gặp nhau cũng chưa đủ.
Trong hoạt động giao thương quốc tế, khâu “mai mối” để hai bên gặp nhau phải kết hợp kỹ thuật và nghệ thuật. Chúng ta tổ chức nhiều cuộc kết nối với kết quả là những con số lớn và đẹp, chớ không bền vững. Cách làm “cổ điển” ít chú ý hiệu quả này có thể xuất phát từ nhiều nguyên do. Đó là để báo cáo thành tích, suy nghĩ giản đơn, theo thói quen xuề xoà, đối phó cũng có. Nhưng có lẽ chưa biết rằng có một cách làm hiệu quả hơn, dù tốn công hơn nhiều.
Nhìn cách “kết nối giao thương” hiện nay, tôi liên tưởng tới cách mà các DN “đối phó” với tiêu chuẩn. Một chuyên viên của một công ty đánh giá chứng nhận đa quốc gia quen tên, thường đi đánh giá DN ở nhiều nước khác, có nhận xét: “Đánh giá DN các nước dễ hơn Việt Nam. Họ cần thì xây dựng tiêu chuẩn và mời công ty đánh giá cấp chứng nhận. Họ thực sự cần và làm cho chính DN của họ, vì tiêu chuẩn luôn đòi hỏi tuân thủ kỷ luật về quy trình và hành động gắt gao.
Còn không ít DN Việt Nam buộc lòng làm tiêu chuẩn, vì người mua quốc tế “xét giấy tờ” nên phải trình và khi mời công ty đánh giá thường “bỏ nhỏ”: làm sơ sài thôi, tôi ủng hộ tiền cà phê cà pháo rồi cấp cho giấy chứng nhận nhanh nhanh. Cho nên mới có tên một tiêu chuẩn là 2S (nói đùa, nhại theo tiêu chuẩn 5S) nhằm chỉ cách làm tiêu chuẩn… SƠ SÀI.
Thay đổi thói quen, từ tư duy, tâm lý đến hành vi là một quá trình cần thời gian dài. Phân tích cách làm chuyên nghiệp của nhiều quốc gia, tôi thấy: việc kết nối giao thương, một khâu rất nhỏ trong quá trình tìm kiếm nhà phân phối quốc tế, đòi hỏi tính chuyên nghiệp: (1) chiến lược của DN, xác định phân khúc khách hàng và chính sách rõ ràng, (2) mục tiêu rõ ràng và khả thi; (3) quy trình chuyên nghiệp, hướng đến sự hoàn hảo trong từng chi tiết thực hiện.
Kim Hạnh (theo TGTT)

admin